Пока компания маленькая, все расходы идут с карты директора. Дальше начинается знакомое: подписки оформлены на личную почту, рекламный кабинет привязан к чужой карте, в отчётности половина трат без объяснения, а при увольнении сотрудника выясняется, что доступ к сервисам был только у него. Карты на компанию решают именно это — при условии, что их выдают по схеме, а не по запросу.
Что даёт отдельная карта под каждое направление
- Жёсткий потолок расходов. На карте лежит ровно та сумма, которую вы выделили. Больше с неё не спишут ни магазин, ни рекламная площадка, даже если списание пытается пройти повторно.
- Понятная отчётность. У каждой карты своя выписка: реклама отдельно, подписки отдельно, поездки отдельно. Бухгалтерии не нужно расшифровывать общий список из трёхсот операций.
- Быстрое отключение. Сотрудник ушёл или карту скомпрометировали — карта закрывается за секунды, счёт при этом не трогается, остальные карты продолжают работать.
- Независимость от людей. Сервисы компании привязаны к карте компании, а не к личной карте человека, который может уйти.
- Ограниченный ущерб при утечке. Если реквизиты попали не туда, потерять можно только остаток на этой карте.
Схема для команды из десяти человек
Рабочее правило: карта выдаётся под направление, а не под человека. Так проще считать и проще передавать дела. Пример распределения:
- Реклама, две карты. Отдельно основной кабинет, отдельно тесты новых площадок. Лимит по факту недельного бюджета.
- Подписки и сервисы, одна карта. Все ежемесячные списания в одном месте: видно, за что компания платит, и легко отключить лишнее.
- Командировки, одна карта на поездку. Пополняется под смету, после возвращения закрывается.
- Закупки и разовые платежи, одна карта. Под неё же уходят покупки в незнакомых магазинах.
- Подрядчики, по карте на подрядчика. Лимит равен согласованному бюджету, отчётность идёт по выписке карты.
Итого шесть-восемь карт вместо одной общей — и ни одной ситуации, когда непонятно, кто и за что заплатил.
Сколько это стоит
- выпуск виртуальной карты — 1,00 EUR, замена — 1,00 EUR;
- обслуживание — 3,00 EUR в месяц за карту;
- покупки в магазинах и в интернете, в евро и в другой валюте — без комиссии;
- пополнение с другой карты — 2,00 EUR + 1,99 %;
- валютная наценка при оплате — 2,99 %, тогда как обмен на счёте стоит 1,00 %;
- чарджбек по карте физлица — 40,00 EUR.
Восемь карт из примера выше обходятся в 24 EUR в месяц плюс разовые 8 EUR за выпуск. Для компании, которая тратит на рекламу пятизначные суммы, это стоимость одного часа работы бухгалтера, разбирающего общую выписку.
Отдельное правило по валюте: если известно, что платить придётся не в евро, дешевле обменять на счёте заранее — разница между 1,00 % и 2,99 % на бюджете в 10 000 EUR составляет почти 200 EUR.
Что делать, если карта скомпрометирована
- Закрыть карту в приложении — операция мгновенная, подтверждение по телефону не нужно.
- Выпустить новую и перепривязать к ней сервисы: подписки переносятся вручную, но их немного, если карты разделены по направлениям.
- Проверить выписку за период и оспорить лишние списания.
- Не закрывать счёт целиком: остальные карты и платежи продолжают работать.
Именно ради этого сценария карты и разделяют: при одной общей карте пришлось бы останавливать все расходы компании разом.
Что нужно для выпуска
Счёт компании с собственным IBAN как баланс под карты, уставные и регистрационные документы, сведения о бенефициарах, а также лицензии, если деятельность их требует. Кредитных карт мы не выпускаем: карты работают из остатка на счёте, поэтому проверка платёжеспособности и обеспечение не нужны — и по той же причине уйти в минус по ним невозможно.
Частые вопросы
Сколько карт можно выпустить
Ограничения по количеству нет. Практический предел — управляемость: больше десяти карт без назначенного ответственного превращаются в тот же хаос, только дороже.
Можно ли выдать карту сотруднику, который не в штате
Да, карта выпускается под направление расходов, и держателя определяет компания. Отчётность идёт по выписке карты.
Работает ли такая карта в офлайне
Да, если добавить её в кошелёк телефона — оплата проходит бесконтактно. Снять наличные с виртуальной карты нельзя.
Что происходит с подписками при закрытии карты
Списания перестают проходить. Поэтому подписки держат на отдельной карте: её закрывают осознанно, а не заодно с рекламной.
Карты выпускаются со страницы платёжные карты, баланс под ними — электронный кошелёк, счёт компании — бизнес IBAN.