Solange ein Unternehmen klein ist, läuft alles über die Karte der Geschäftsführung. Dann kommt das bekannte Durcheinander: Abos auf einer privaten Adresse registriert, das Werbekonto an eine fremde Karte gebunden, die Hälfte der Monatsausgaben in der Buchhaltung nicht zuzuordnen — und wenn jemand geht, stellt sich heraus, dass nur diese Person Zugriff auf die Dienste hatte. Firmenkarten lösen genau das, sofern sie nach einem Schema ausgegeben werden und nicht auf Zuruf.
Was eine eigene Karte je Bereich bringt
- Eine harte Ausgabengrenze. Auf der Karte liegt genau der zugeteilte Betrag. Mehr kann weder ein Händler noch eine Werbeplattform abbuchen, auch bei einem erneuten Versuch nicht.
- Lesbare Abrechnung. Jede Karte hat ihren eigenen Auszug: Werbung getrennt, Abos getrennt, Reisen getrennt.
- Sofortiges Sperren. Jemand verlässt das Unternehmen oder eine Karte wird kompromittiert — sie ist in Sekunden geschlossen, das Konto bleibt unberührt, alle anderen Karten laufen weiter.
- Unabhängigkeit von Personen. Firmendienste hängen an einer Firmenkarte, nicht an der privaten Karte einer Person.
- Begrenzter Schaden. Bei einem Datenleck steht nur das Guthaben dieser einen Karte im Risiko.
Ein Schema für ein Team von zehn Personen
Die Regel lautet: eine Karte je Funktion, nicht je Person. Das ist einfacher zu budgetieren und einfacher zu übergeben. Eine typische Aufteilung:
- Werbung, zwei Karten. Eine für das Hauptkonto, eine für Tests neuer Plattformen. Aufladen nach Wochenbudget.
- Abos und Tools, eine Karte. Alle wiederkehrenden Buchungen an einem Ort — man sieht, wofür das Unternehmen zahlt.
- Reisen, eine Karte je Reise. Nach Kostenvoranschlag aufgeladen, nach der Rückkehr geschlossen.
- Einkauf und Einzelzahlungen, eine Karte. Über sie laufen auch Käufe bei unbekannten Shops.
- Auftragnehmer, je eine Karte. Das Limit entspricht dem vereinbarten Budget, der Kartenauszug ist der Nachweis.
Sechs bis acht Karten statt einer gemeinsamen — und nie wieder die Frage, wer was bezahlt hat.
Was die Karten kosten
- Ausgabe einer virtuellen Karte — 1,00 EUR, Ersatzkarte — 1,00 EUR;
- Führung — 3,00 EUR im Monat je Karte;
- Einkäufe im Laden und online, in Euro und Fremdwährung — ohne Gebühr;
- Aufladen von einer anderen Karte — 2,00 EUR + 1,99 %;
- Fremdwährungsaufschlag beim Bezahlen — 2,99 %, Umtausch im Konto dagegen 1,00 %;
- Chargeback-Bearbeitung bei Privatkarten — 40,00 EUR.
Die acht Karten aus dem Beispiel kosten 24 EUR im Monat plus einmalig 8 EUR für die Ausgabe. Für ein Unternehmen mit fünfstelligem Werbebudget ist das der Preis einer Stunde Buchhaltung an einem gemeinsamen Auszug.
Eine Regel zur Währung: Steht fest, dass in Fremdwährung gezahlt wird, tauschen Sie vorher im Konto — der Unterschied zwischen 1,00 % und 2,99 % macht bei 10 000 EUR fast 200 EUR aus.
Was tun, wenn eine Karte kompromittiert ist
- Karte in der App schließen — sofort, ohne Anruf bei der Hotline.
- Neue Karte ausstellen und Dienste neu hinterlegen: Abos werden manuell umgezogen, es sind aber wenige, wenn die Karten nach Funktion getrennt sind.
- Auszug des Zeitraums prüfen und unbekannte Buchungen reklamieren.
- Das Konto nicht schließen: Alle anderen Karten und Zahlungen laufen weiter.
Was für die Ausgabe nötig ist
Ein Geschäftskonto mit eigener IBAN als Guthaben hinter den Karten, Satzung und Registerunterlagen, Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten sowie Lizenzen, sofern die Tätigkeit sie verlangt. Kreditkarten geben wir nicht aus: Diese Karten laufen aus dem Kontoguthaben, deshalb entfallen Bonitätsprüfung und Sicherheiten — und aus demselben Grund kann kein Minus entstehen.
Häufige Fragen
Wie viele Karten sind möglich
Eine zahlenmäßige Grenze gibt es nicht. Die praktische Grenze ist die Übersicht: mehr als zehn Karten ohne benannte Verantwortliche erzeugen dasselbe Durcheinander, nur teurer.
Kann eine Karte an Externe gehen
Ja. Die Karte wird für einen Ausgabenbereich ausgestellt, den Inhaber bestimmt das Unternehmen.
Funktionieren diese Karten offline
Ja, sobald sie im Wallet des Telefons liegen — dann wird kontaktlos gezahlt. Bargeldabhebung ist mit einer virtuellen Karte nicht möglich.
Was passiert mit Abos, wenn eine Karte geschlossen wird
Die Buchungen gehen nicht mehr durch. Deshalb liegen Abos auf einer eigenen Karte, die bewusst geschlossen wird.
Ausgestellt werden die Karten über die Seite Zahlungskarte, das Guthaben liegt im E-Wallet, das Firmenkonto ist die Geschäfts-IBAN.