Поки компанія маленька, усі витрати йдуть з картки директора. Далі починається знайоме: підписки оформлені на особисту пошту, рекламний кабінет привʼязаний до чужої картки, у звітності половина витрат без пояснення, а коли співробітник іде, зʼясовується, що доступ до сервісів був лише в нього. Картки на компанію розвʼязують саме це — за умови, що їх видають за схемою, а не на запит.
Що дає окрема картка під кожен напрям
- Жорстка стеля витрат. На картці лежить рівно та сума, яку ви виділили. Більше з неї не спишуть ні магазин, ні рекламний майданчик, навіть при повторній спробі.
- Зрозуміла звітність. У кожної картки своя виписка: реклама окремо, підписки окремо, відрядження окремо.
- Швидке відключення. Співробітник пішов або картку скомпрометували — картка закривається за секунди, рахунок не чіпається, решта карток працює далі.
- Незалежність від людей. Сервіси компанії привʼязані до картки компанії, а не до особистої картки людини, яка може піти.
- Обмежена шкода при витоку. Якщо реквізити потрапили не туди, втратити можна лише залишок на цій картці.
Схема для команди з десяти осіб
Робоче правило: картка видається під напрям, а не під людину. Так простіше рахувати й простіше передавати справи. Приклад розподілу:
- Реклама, дві картки. Окремо основний кабінет, окремо тести нових майданчиків. Ліміт за фактом тижневого бюджету.
- Підписки й сервіси, одна картка. Усі щомісячні списання в одному місці: видно, за що компанія платить.
- Відрядження, одна картка на поїздку. Поповнюється під кошторис, після повернення закривається.
- Закупівлі й разові платежі, одна картка. Під неї ж ідуть покупки в незнайомих магазинах.
- Підрядники, по картці на підрядника. Ліміт дорівнює погодженому бюджету, звітність іде за випискою.
Разом шість-вісім карток замість однієї спільної — і жодної ситуації, коли незрозуміло, хто й за що заплатив.
Скільки це коштує
- випуск віртуальної картки — 1,00 EUR, заміна — 1,00 EUR;
- обслуговування — 3,00 EUR на місяць за картку;
- покупки в магазинах та інтернеті, у євро та іншій валюті — без комісії;
- поповнення з іншої картки — 2,00 EUR + 1,99 %;
- валютна націнка при оплаті — 2,99 %, тоді як обмін на рахунку коштує 1,00 %;
- чарджбек за карткою фізособи — 40,00 EUR.
Вісім карток із прикладу вище обходяться в 24 EUR на місяць плюс разові 8 EUR за випуск. Для компанії, яка витрачає на рекламу пʼятизначні суми, це вартість однієї години роботи бухгалтера над спільною випискою.
Окреме правило щодо валюти: якщо відомо, що платити доведеться не в євро, дешевше обміняти на рахунку заздалегідь — різниця між 1,00 % і 2,99 % на бюджеті 10 000 EUR становить майже 200 EUR.
Що робити, якщо картку скомпрометовано
- Закрити картку в застосунку — операція миттєва, дзвінок у підтримку не потрібен.
- Випустити нову й перепривʼязати сервіси: підписки переносяться вручну, але їх небагато, якщо картки розділені за напрямами.
- Перевірити виписку за період і оскаржити зайві списання.
- Не закривати рахунок цілком: решта карток і платежів працює далі.
Що потрібно для випуску
Рахунок компанії з власним IBAN як баланс під картки, статутні та реєстраційні документи, відомості про бенефіціарів, а також ліцензії, якщо діяльність їх вимагає. Кредитних карток ми не випускаємо: картки працюють із залишку на рахунку, тому перевірка платоспроможності та забезпечення не потрібні — і з тієї ж причини піти в мінус за ними неможливо.
Часті питання
Скільки карток можна випустити
Обмежень за кількістю немає. Практична межа — керованість: більше десяти карток без призначеного відповідального перетворюються на той самий хаос, тільки дорожчий.
Чи можна видати картку не штатному співробітнику
Так, картка випускається під напрям витрат, а держателя визначає компанія.
Чи працює така картка офлайн
Так, якщо додати її в гаманець телефона — оплата проходить безконтактно. Зняти готівку з віртуальної картки не можна.
Що буде з підписками при закритті картки
Списання перестануть проходити. Тому підписки тримають на окремій картці: її закривають свідомо.
Картки випускаються зі сторінки платіжні картки, баланс під ними — електронний гаманець, рахунок компанії — бізнес IBAN.