Eine Gesellschaft braucht mehr als ein Konto mit IBAN. Sie braucht Karten für das Team, Grenzen für deren Nutzung, eine Trennung nach Geschäftsbereichen und Auszüge, aus denen die Buchhaltung ohne Rückfragen arbeiten kann.
Hier steht, woraus ein Firmenkonto in der Praxis besteht und worauf es bei der Auswahl ankommt.
Inhalt
- Was ein Firmenkonto leisten muss
- Firmenkonto und Händlerkonto
- Karten für das Team
- Trennung nach Bereichen
- Was die Buchhaltung braucht
- Was Sie für die Eröffnung brauchen
- Worauf Sie bei der Auswahl achten
- Wie viele Konten eine Gesellschaft führen sollte
- Wenn eine Zahlung in der Prüfung hängt
- Kurze Antworten
- Wie Sie starten
Was ein Firmenkonto leisten muss
- Konto mit IBAN in Euro für Eingänge und Zahlungen
- Mehrere Währungen, wenn Kunden oder Lieferanten nicht in Euro rechnen
- Karten für Mitarbeiter mit Limits je Person und Zweck
- Rechte für die Buchhaltung: Einsicht ohne Zahlungsfreigabe
- Auszüge und Export in einem Format, das Ihre Buchhaltung einlesen kann
- Massenauszahlungen, wenn Sie regelmäßig viele Empfänger bezahlen
Firmenkonto und Händlerkonto
Das sind zwei verschiedene Dinge, und die Verwechslung kostet Zeit.
Auf dem Händlerkonto kommen Kartenzahlungen Ihrer Kunden an. Auf dem Firmenkonto liegt das Geld der Gesellschaft, von dort zahlen Sie Gehälter, Lieferanten und Steuern.
Wer Zahlungen von Kunden annehmen will, braucht beides. Wer nur Rechnungen stellt und Überweisungen empfängt, braucht nur das Firmenkonto.
Karten für das Team
Firmenkarten ersetzen die Praxis, bei der ein Mitarbeiter privat zahlt und später eine Spesenabrechnung einreicht.
Wichtig sind nicht die Karten selbst, sondern die Grenzen: Limit je Vorgang, je Monat, je Kategorie. Eine Karte für Werbeausgaben braucht andere Regeln als eine für Reisen.
Virtuelle Karten sind dabei der unterschätzte Teil. Eine Karte je Abo oder je Werbekonto macht sofort sichtbar, wofür das Geld läuft, und lässt sich einzeln sperren.
Trennung nach Bereichen
Wenn eine Gesellschaft mehrere Marken, Projekte oder Kunden führt, hilft eine Trennung der Eingänge.
Virtuelle IBANs über demselben Konto lösen das: Jeder Zahler bekommt eine eigene Nummer, das Geld läuft auf einen Saldo, und beim Eingang ist sichtbar, wohin es gehört.
Damit entfällt der manuelle Abgleich zwischen Zahlungen und Rechnungen, der in der Buchhaltung die meiste Zeit frisst.
Was die Buchhaltung braucht
Auszüge in einem maschinenlesbaren Format, nicht als PDF zum Abtippen.
Eine durchgehende Historie mit Belegen zu jeder Buchung. Getrennte Zugriffsrechte, damit die Buchhaltung sieht, aber nicht überweist.
Fragen Sie vor der Eröffnung nach einem Beispielauszug. Das sagt mehr über die Eignung als jede Funktionsliste.
Was Sie für die Eröffnung brauchen
Registerauszug, Gesellschaftsvertrag, Angaben zu Geschäftsführung und wirtschaftlich Berechtigten, Adressnachweis und eine Beschreibung der Tätigkeit.
Unterlagen werden in jedem Fall angefordert, die Prüfung gehört zu jedem Antrag. Das ist eine Vorgabe der Aufsicht und keine Eigenheit eines Anbieters.
Beschreiben Sie das Geschäft konkret: wer die Kunden sind, aus welchen Ländern Geld kommt, wofür gezahlt wird. Vage Angaben verlängern die Prüfung mehr als alles andere.
Worauf Sie bei der Auswahl achten
- Welche Länder für eingehende Zahlungen offenstehen
- Wie Karten ausgegeben werden und welche Limits einstellbar sind
- Ob es getrennte Rechte für Mitarbeiter gibt
- In welchem Format Auszüge exportiert werden
- Was Umrechnungen kosten, wenn Geld in anderen Währungen eingeht
- Wie der Support reagiert, wenn eine Zahlung in der Prüfung hängt
Wie viele Konten eine Gesellschaft führen sollte
Ein Konto für alles ist bequem, bis eine Prüfung es vorübergehend sperrt. Dann steht der gesamte Zahlungsverkehr.
Eine brauchbare Aufteilung sieht so aus: ein Konto für den laufenden Betrieb, eines für Rücklagen bei einem anderen Anbieter, und — falls Sie Kundenzahlungen annehmen — das Händlerkonto als dritte Stelle.
Das kostet wenig und nimmt der Situation die Schärfe, wenn eine Zahlung geprüft wird oder ein Anbieter ausfällt.
Wenn eine Zahlung in der Prüfung hängt
Bei größeren Beträgen und neuen Geschäftspartnern ist das normal und kein Verdacht gegen Sie.
Halten Sie bereit, wonach zuerst gefragt wird: Vertrag zur Lieferung, Rechnung, Nachweis der Leistung. Wer das sofort liefert, klärt es am selben Tag.
Beschreiben Sie ungewöhnliche Vorgänge besser vorab, wenn Sie davon wissen. Ein angekündigter Großeingang löst seltener eine Rückfrage aus.
Kurze Antworten
Reicht ein Firmenkonto für den Onlinehandel?
Für Rechnungen und
Überweisungen ja. Für Kartenzahlungen im Shop brauchen Sie zusätzlich ein Händlerkonto.
Wie viele Karten lassen sich ausgeben?
So viele, wie Sie brauchen —
virtuelle praktisch unbegrenzt. Sinnvoll ist eine Karte je Zweck statt eine für alles.
Können mehrere Personen das Konto nutzen?
Ja, mit getrennten
Rechten: Einsicht für die Buchhaltung, Freigabe für die Geschäftsführung.
Wie Sie starten
Ein Konto für die Gesellschaft eröffnen Sie auf der Seite Geschäfts-IBAN. Für die Annahme von Kundenzahlungen brauchen Sie zusätzlich ein Händlerkonto.
Wir arbeiten mit Gesellschaften, die in Europa registriert sind, und nehmen keine Anträge aus den USA und dem Vereinigten Königreich an.
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